Comment gérer son entreprise ?

Pour bien gérer son entreprise, il faut devoir relever plusieurs défis en rapport avec les activités de votre projet.

En effet, votre but consistera à résoudre les problèmes posés par son financement, sa croissance, la gestion de l’entreprise, la vente des produits, et ce malgré un nombre de collaborateurs parfois réduits.

Le rôle de l’entrepreneur est de préserver les intérêts de l’entreprise et assurer sa pérennité.

Comment bien gérer son entreprise ?

Le suivi de la trésorerie fait partie des principes de gestion essentiels. Pour parvenir à maintenir une trésorerie suffisante, L’entrepreneur doit maitriser le BFR lié à son activité.

Qu’est-ce que le BFR (Besoin en fond de roulement) ?

Le besoin en fond de roulement est la somme nécessaire à l’entreprise pour financer son activité. En effet, le fonctionnement d’une entreprise impose souvent de devoir payer ses factures d’achat (matières premières, énergie, location, mains d’œuvre, …) avant de percevoir le fuit des ventes réalisées auprès des clients.

Un bon gestionnaire veillera en permanence à maitriser son besoin en fond de roulement (BFR) qui a souvent tendance à déraper pour éviter les soucis financiers. Voici les étapes clés pour ce suivi :

Bien s’occuper de sa trésorerie

Le suivi de la trésorerie est important pour assurer la pérennité et la rentabilité de l’entreprise aussi bien que le développement de son activité. La dégradation de la trésorerie entraine des surcouts qui peuvent être important (frais bancaires, emprunt, …) mais aussi une perte de temps importante pour les équipes administratives et les dirigeants qui doivent relancer les mauvais payeurs et négocier des délais de paiement avec les créanciers. Comme dit le proverbe « Mieux vaut prévenir que guérir », il est donc crucial de suivre de très près les variations de ses BFR pour assurer la bonne santé de l’entreprise. Pour ce qui est de ces dernières, en fonction de leur BFR, on peut remarquer 2 types d’entreprises.

Il y a celles avec un BRF négatif dont l’activité génère plus de ressources que les besoins et celles avec un BRF positif dont les besoins financiers sont assez importants et qui représentent la grande partie des entreprises. Pour ces entreprises, une gestion active du BFR permet de rétablir la balance financière de la trésorerie.

Conseil : Pour préserver votre trésorerie, pensez à mettre en place et à faire respecter vos conditions générales de vente (CGV), à faire un tri de votre clientèle en évitant, voir en ne travaillant plus avec les mauvais payeurs, et à mettre en place des indicateurs pertinents.

Eviter les frais fixes trop importants

Les frais fixes sont une charge permanente qu’il est difficile de réduire rapidement. Gérer une entreprise nécessite de l’agilité financière, c’est à dire de pouvoir adapter ses dépenses rapidement lorsque cela est nécessaire. Pour cela il est important de limiter les frais fixes qui sont souvent long et difficile à réduire. Cela se fait de plusieurs manières :

En privilégiant les frais variables aux frais fixes, même si cela peut couter un peu plus cher
En évitant les dépenses qui ne sont pas adaptées aux moyens de la société (rémunérations fixes trop importantes, bureaux trop spacieux, téléphonies dernières model, …

Les dépenses de la société doivent être contenues et augmenter progressivement au fu et à mesure que le développement de l’activité le permet. Chaque dépense doit être réfléchie et avoir un objectif de réduction des coûts, d’amélioration de l’efficacité ou de développement de l’activité.

[encadre]Conseil : Entrepreneur, focalisez-vous sur des dépenses réellement indispensables pour votre entreprise et non sur des dépenses utiles à l’entreprise qui peuvent être réaliser plus tard.[/encadre]

Calculer et utiliser ses coûts de revient

L’évolution de l’activité peut donner lieu à des évolutions, à la hausse ou à la baisse, des couts liées à la production des produits et/ou services commercialisés par la société. Un manque de suivi de l’évolution de ces couts, et donc des couts de revients des produits et services commercialisés fait peser différents risques de gestion :

Si l’entrepreneur n’a pas conscience de l’augmentation de son cout de revient, il ne cherchera pas les réduire,
Gérer une entreprise est une attention de tous les instants, ne pas être en recherche permanente d’amélioration des couts revient à laisser l’opportunité aux concurrents de prendre de l’avance sur l’entreprise,
Ne pas mesurer et maitriser les couts de revient entraine un risque de proposer des prix de ventes trop bas qui ne permettraient pas à l’entreprise d’assurer sa pérennité et son développement.

Pour éviter ces risques, il est essentiel et indispensable d’anticiper les inévitables variation du cout de revient en surveillant notamment ::

La hausse du coût d’approvisionnement
L’augmentation du prix de production
La négligence de la santé financière de l’entreprise

Une bonne analyse des coûts de revient permet à votre entreprise de rester compétitive face à ses concurrents, mais aussi de se démarquer grace à une stratégie tarifaire plus ou moins agressive tout en permettant de réaliser du profit.

Choisir les bons investissements

On dit qu’un bon investissement est un investissement peu risqué, qui dispose d’un retour sur investissement (ROI) intéressant et rapide.

C’est aussi, et surtout, le fruit d’un bon choix et d’une bonne gestion. Bien évidemment la démarche et la méthode utilisée pour identifier, planifier et évaluer l’investissement contribuent fortement à sa pertinence et sa performance.

Savoir gérer les relations avec clients et fournisseurs

La relation client fournisseur est un concept qui met en évidence que pour satisfaire les deux parties il faut s’entendre sur un échange (contrat formel ou informel) le plus clair possible. Chacun devra apporter sa contribution pour obtenir le meilleur résultat. Le client a pour devoir d’expression du besoin par de l’information claire (ex : description du besoin, quantité, délai, coût).

Le devoir du fournisseur est de fournir une livraison du service ou du produit conforme aux besoins en respectant la quantité, les délais et le coût.

Quelques notes importantes :

Respect du délai de règlement (maitrise de la trésorerie et du BFR)
Une bonne organisation internet permet une facturation rapide, ce qui réduit mécaniquement les délais de paiement.
Définir des conditions générales de vente précises et mettre en place le suivi des règlements (relances automatiques, échéancier, …).
Sélectionner les clients afin d’éviter les mauvais payeurs et les clients en difficulté financières qui réglerait tardivement leurs factures ou généreraient un impayé.
Incitations les clients à payer rapidement (baisse tarifaire, escompte, …)

Inspecter la qualité

Il est essentiel de responsabiliser les employés sur la qualité du service et de production car l’image de l’entreprise en dépend. On évoquera notamment la première impression laissée par l’entreprise qui est souvent celle qui a le plus fort impact sur l’image qu’a le client de l’entreprise.

Contrôler la gestion des stocks

Avoir une bonne gestion des stocks revient à éviter d’un côté le sur-stockage et/ou à éviter un stock trop bas. Les 2 extrêmes sont problématiques et causent parfois des conséquences irréversibles :

Le sur-stockage correspond à une quantité trop élevée de stock et parfois peut être un signe de la mauvaise santé de votre entreprise. Il entraine des risques importants liés au sur- stockage :
Le sous-stockage c’est-à-dire que le stock d’un produit est en faible quantité importante par rapport à la demande des consommateurs. Il entraine un risque de ne pas pouvoir satisfaire la demande des clients. Il peut engendrer un mécontentement voire une perte de la clientèle et un blocage couteux de l’appareil de production.

Retenez qu’il est important de suivre les mouvements des stocks afin que l’entreprise soit le plus rentable possible. Pour cela il est conseillé de :

Faire des inventaires Réguliers. Apprendre à anticiper les ruptures d’où l’importance du réapprovisionnement.

Réapprovisionner, c’est faire un nouvel achat pour éviter la rupture de stock pure et simple.

[encadre]Attention : Pour un jeune entrepreneur, il est essentiel de trouver un bon compromis entre l’optimisme et réalisme. Une chose difficile à maîtriser quand il n’y a pas de gestionnaire pour vous aider.[/encadre]

Comment mettre en place une gestion d’entreprise efficace dans une jeune entreprise ?

La gestion d’entreprise concerne toutes les entreprises. Les grosses entreprises, mais aussi, les PME, les petites entreprises ainsi que les entreprises en création et les freelances. De nombreux incubateurs passent du temps à sensibiliser les porteurs de projet sur l’importance de la gestion et sur les étapes à suivre pour installer un business model rentable.

La gestion n’est pas un sujet auquel il faut s’intéresser lorsque l’activité est lancée et qu’elle se développe. La gestion est, dès le début du process de création d’entreprise, liée à la démarche entrepreneuriale. Lors d’une création d’entreprise (entreprise individuelle, EURL, SARL, SASU, ou SAS), le jeune dirigeant doit, dès le début, mettre en place un suivi de gestion (ou contrôle de gestion).

Cette démarche permettra au créateur, ou au repreneur, de travailler la rentabilité de de son business plan en tenant compte des aspects et contraintes liés à son marché. Le jeune entrepreneur s’appuiera sur les éléments compris dans son plan d’affaire ou business plan (étude de marché, plan de trésorerie, bilan et compte de résultat prévisionnel, plan d’investissement, …) pour travailler son business model mais aussi pour se former à la gestion de sa future entreprise. Créer sa boite nécessite d’acquérir au plus vite de bon réflexes de gestion pour limiter les investissements personnels (dépôt de capital, compte courant, emprunts, cautionnement,) et convaincre les partenaires financiers (banquiers, investisseurs, …) que l’entreprise sera rapidement rentable et occasionnera un bon ROI pour leurs investissements.