C’est à partir du 1er janvier 2018 que tous les commerçants, restaurateurs et professionnels assujettis à la TVA, qui utilisent un logiciel de caisse, une caisse enregistreuse ou un terminal de paiement, devront se doter d’un appareil certifié NF525. Pourquoi ? Comment ?

Combien ça coûte ? Le blog du dirigeant zoom sur l’obligation d’utiliser un logiciel de caisse certifié pour les professionnels à partir de 2018. Amis dirigeants, préparez-vous ! 

Un logiciel de caisse certifié obligatoire à partir de 2018, ce que dit la loi

C’est la loi de finances pour 2016 qui mentionne l’obligation pour tous les professionnels (commerçants, artisans, restaurateurs, prestataires de services …) assujettis à la TVA d’utiliser, à compter du 1er janvier 2018, un appareil de caisse certifié NF 525. Ces appareils sont plus exactement :

  • les caisses enregistreuses autonomes
  • les terminaux de point de vente (appelés TPV)
  • les logiciels d’encaissement
  • les systèmes complets d’encaissement incluant l’encaissement, l’ajustement du suivi des stock et de la comptabilité

Notez que l’obligation ne concerne pas les micro-entreprises ou les autoentrepreneurs puisqu’ils ne sont pas assujettis à TVA.

Pourquoi faudra-t-il utiliser un logiciel de caisse certifié en 2018 ?

La mesure a été instaurée par le ministre des finances Michel Sapin et le secrétaire d’Etat chargé du budget Christian Eckert en vue de lutter contre la fraude à la TVA qui représenterait, selon Bercy, près de 14 milliards d’euros de perte pour l’Etat.

En effet, certains logiciels de caisse frauduleux offrent la possibilité d’effacer l’historique des transactions, allant jusqu’à faire disparaître les éléments encaissés dans le logiciel de gestion des stocks et de comptabilité.

« Le consommateur paye la TVA, mais le commerçant la conserve », a souligné Michel Sapin pour justifier la mesure qui a fait grand bruit parmi les petits commerçants. « Avec ou sans certification, ceux qui veulent frauder continueront à la faire », ont affirmé bon nombre d’eux ; et d’autres d’ajouter « les petits commerces une fois de plus attaqué par le gouvernement ». Mesure inutile ou réelle avancée dans la lutte contre la fraude ? A vous de vous positionner !

Une mise une norme NF 525

Un logiciel de caisse certifié NF 525 est donc techniquement incapable de frauder. Ceux qui ne se seraient pas encore dotés d’un tel appareil et qui souhaitent en acquérir un devront valider la certification avant l’achat. Ceux qui disposent d’ores et déjà d’un logiciel qui ne serait pas certifié devront demander à leur éditeur s’il est possible de le mettre à jour.

La certification NF 525 – mise en œuvre par l’administration fiscale et les éditeurs de logiciels – garantit « la qualité, la performance et la sécurité des systèmes d’encaissements ».

Les sanctions si vous ne vous dotez pas d’un logiciel de caisse certifié

C’est à partir du 1er  janvier 2018 que les sanctions tomberont ! Si d’ici là, vous ne vous êtes pas doté d’un logiciel de caisse certifié NF 525 et que vous subissez un contrôle (simple visite de contrôle ou contrôle fiscal / contrôle URSSAF), vous disposerez de 60 jours pour mettre vos équipements aux normes. Passé ce délai, vous encourrez une amende de 7 500 par logiciel non certifié, mais surtout, vous attirerez l’œil de l’administration et serez certainement dans la ligne de mire d’un contrôle fiscal en bon et due forme.

La pièce à présenter lors d’un contrôle est le certificat de conformité de votre appareil à la norme NF 525. C’est votre éditeur de logiciel qui vous le transmet.

Un logiciel de caisse certifié NF 525, combien ça coûte ?

Un logiciel de caisse certifié NF 525 coûte entre 500 et 1 500 selon les fonctionnalités du système (allant d’un terminal de point de vente à un logiciel complet d’encaissement, de gestion des stocks et de suivi de la comptabilité). Nous vous recommandons de vous tourner vers des éditeurs de renom, pour des logiciels adaptés à votre secteur d’activité.